Stiahnite si vzorový záznam a poučte oprávnené osoby

Ochrana osobných údajov si v poslednom čase žiada veľa pozornosti prevádzkovateľov informačných systémov, najmä v súvislosti s novým zákonom, ktorý nadobudol účinnosť 1. júla 2013. V súvislosti s lehotami uvedenými v prechodných ustanoveniach sa prevádzkovatelia povinne musia zaoberať novinkami, ktoré v tejto oblasti nový zákon priniesol. Máloktorá z legislatívnych zmien však urobila prevádzkovateľom toľko dodatočných vrások oproti tým, ktoré mali už pri minulom zákone, ako práve poučenie oprávnených osôb.

Prevádzkovateľ je dnes povinný poučiť budúcu oprávnenú osoby o právach, povinnostiach a zodpovednosti podľa nového zákona a tiež o rozsahu jej oprávnení, popise povolených činností a podmienkach spracúvania osobných údajov. Popri iných náležitostiach je potrebné všetky tieto informácie zapracovať aj do písomného záznamu o poučení oprávnenej osoby, ktorý obsahuje

  • identifikačné údaje prevádzkovateľa,
  • titul, meno, priezvisko, pracovné, služobné alebo funkčné zaradenie a podpis oprávnenej osoby,
  • titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie alebo funkciu a podpis toho, kto vykonal poučenie,
  • informácie o obsahu poučenia (práva a povinnosti ustanovené zákonom o ochrane osobných údajov, zodpovednosť za ich porušenie, rozsah oprávnení, popis povolených činností a podmienky spracúvania osobných údajov),
  • deň poučenia a
  • deň, odkedy osoba prestala byť oprávnenou osobou (tento údaj doplní prevádzkovateľ po ukončení jej činnosti ako oprávnenej osoby).

Keďže najmä oprávnenia a povolené činnosti sa vo vzťahu k rôznym skupinám zamestnancov môžu u prevádzkovateľa zásadne odlišovať, je potrebné spracovať viacero rôznych záznamov o poučení takto rozdielnych skupín oprávnených osôb. Aby to nebolo tak administratívne zaťažujúce, pripravil Úrad na ochranu osobných údajov SR pre prevádzkovateľov vzorový záznam o poučení oprávnenej osoby. Pomoc v tomto smere ocenia najmä prevádzkovatelia s veľkým počtom rôznorodých oprávnených osôb, ktorý postačí do vzorového záznamu doplniť iba jednotlivé špecifiká odlišujúce ich rôzne oprávnené osoby.

STIAHNITE SI: vzor pre záznam o poučení oprávnenej osoby z dielne Úradu na ochranu osobných údajov SR.

Nezabudnite však, že tento vzor nie je kompletný. Doplnenie identifikačných údajov, vytlačenie a podpísanie, nie je dostačujúce. Až po upravení tohto vzoru pre potreby konkrétnych oprávnených osôb je možné použiť ho ako plnohodnotný záznam o poučení oprávnenej osoby. Pozitívne je však potrebné hodnotiť fakt, že vzhľadom na obsah záznamu o poučení je možné použiť ho aj ako samotný školiaci materiál. Podľa nového zákona je potrebné, aby záznam obsahoval všetky informácie, o ktorých bola oprávnená osoba poučená a tak je najjednoduchším spôsobom ako oprávnenú osobu s týmito informáciami oboznámiť práve prečítanie kompletného záznamu. Prečítanie záznamu potvrdzuje oprávnená osoba svojim podpisom a tak poučovanie oprávnených osôb, odhliadnuc od úpravy vzorového záznamu, nebolo nikdy jednoduchšie.

Pridaj komentár