Oprávnená osoba je každá fyzická osoba, ktorá prichádza do styku s osobnými údajmi v rámci svojho pracovného pomeru, štátnozamestnaneckého pomeru, služobného pomeru, členského vzťahu, na základe poverenia, zvolenia alebo vymenovania, alebo v rámci výkonu verejnej funkcie, a ktorá spracúva osobné údaje v rozsahu a spôsobom určeným v poučení podľa § 21.

Prevádzkovateľ je povinný poučiť takúto osobu o právach a povinnostiach ustanovených týmto zákonom a o zodpovednosti za ich porušenie pred uskutočnením prvej operácie s osobnými údajmi. Poučenie obsahuje najmä rozsah oprávnení, popis povolených činností a podmienky spracúvania osobných údajov. Prevádzkovateľje povinný o poučení oprávnenej osoby vyhotoviť písomný záznam.

Prevádzkovateľ je povinný opätovne poučiť oprávnenú osobu, ak došlo k podstatnej zmene jej pracovného, služobného alebo funkčného zaradenia, a tým sa významne zmenil obsah náplne jej pracovných činností, alebo sa podstatne zmenili podmienky spracúvania osobných údajov alebo rozsah spracúvaných osobných údajov v rámci jej pracovného, služobného alebo funkčného zaradenia.

Podľa zákona č. 122/2013 Z. z. a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Úrad na ochranu osobných údajov SR spracoval k tejto téme metodické usmernenie č. 2 k základným pojmom zamerané na osoby podieľajúce sa na spracúvaní osobných údajov. Podľa tohto usmernenia:

Oprávnenou osobu je len tá fyzická osoba, ktorá prichádza do kontaktu s osobnými údajmi u prevádzkovateľa v rámci plnenia svojich pracovných (služobných) povinností alebo obdobného vzťahu s prevádzkovateľom (založeného napr. na základe poverenia, vymenovania, zvolenia alebo v rámci výkonu verejnej funkcie), a ktorá vykonáva prevádzkovateľom určené spracovateľské operácie s osobnými údajmi (napr. recepčná v hoteli získava a eviduje osobné údaje hostí pri ubytovaní, tzn. spracúva osobné údaje dotknutých osôb v informačnom systéme prevádzkovateľa).

Fyzická osoba sa stáva oprávnenou osobou až dňom, kedy ju prevádzkovateľ poučí o jej právach, povinnostiach, rozsahu konkrétnych činností a operácií, ktoré môže s osobnými údajmi vykonávať (napr. komu a v akom rozsahu ich môže poskytovať alebo sprístupňovať, prípadne, že ich nesmie zverejňovať, a pod.). O poučení prevádzkovateľ vyhotovuje písomný záznam, ktorý musí zodpovedať spracovateľským operáciám, ktoré konkrétna fyzická osoba s osobnými údajmi vykonáva s ohľadom na svoju pracovnú pozíciu, poverenie alebo funkciu (napr. mzdová účtovníčka vykonáva iné spracovateľské operácie s osobnými údajmi a pracuje s iným rozsahom osobných údajov ako napr. osoba na vrátnici).

Späť na SLOVNÍK.